일터 커뮤니케이션 - 보고 준비 방법

보고란?

상사와 부하 간 1:1 커뮤니케이션으로 상사로부터 피드백(승인, 합의, 의견)을 받는 것을 목적으로 한다.

 

 

보고에 대한 관점

• 귀찮지만 해야 하는 일이며, 주도적으로 수행해야 하는 일이다. 

• 일의 중요한 단계를 효과적으로 진행하게 도와주는 도구이다.

• 보고를 자기 브랜딩의 도구이자, 상사를 위한 서비스라고 생각하자.

• 상사의 생각/행동에 영향을 미칠 수 있으므로 의미있는 소통, 더 나은 아이디어 창조할 수 있는 기회로 활용하자.

 

분류 방법

• 공식성 : 공식적/비공식적
• 시기 : 정기적/비정기적
• 도구 : 구두, 문서, 이메일, 사내 시스템
• 지시주체 : 지시된 보고, 자발적 보고
• 대상 : 사내, 사외
• 목적 : 의사결정, 정보공유, 협력요청, 관계증진

 

상사의 보고지시 의도파악이 어려운 경우

① 상사 본인도 분명한 의도가 없는 경우

→ 3 why를 통해 상사의 생각 전개를 도와야 한다. 이때 질문과 경청은 필수이다. 시간이 많으면 대화를 통해서, 시간이 없으면 빠른 초안을 제시하는 전략이 좋다.

 

② 일부러 의도를 명확하게 밝히지 않는 경우

→ 당신의 일처리 역량을 파악하기 위한 의도일 수 있다. 따라서 빠른시간 내에 결과물을 만들어서 자신의 역량을 보여주자.

 

③ 화법이 모호해 알아듣기 힘든 경우

→ 질문을 통해 명확화해야 한다. 이때 공격적인 표현을 사용하면 절대 안된다. 확인과 의도 파악을 위한 질문 형식을 취하자. 

 

④ 보고자 지식 부족으로 잘 알아듣지 못한 경우

→ 짐작하지 말고 이해될 때까지 질문하자. 다만 계속되는 질문은 마이너스이니 늦지 않게 자신의 역량을 키워야 한다. 

 

상사 유형에 맞춘 대응 방법 

① 전문가형

논리적 근거가 중요하다. 따라서 결론 및 데이터를 준비하고 미리 자료를 송부해놓자.

② 예능형

대화를 통해 아이디어 발전시키는 방법을 사용해보자. 자주 찾아가는 방법도 추천한다. 주의력을 집중시킬 수 있는 일들을 준비해보자. 

③ 완벽형

기준과 원칙을 명확히 해야 한다. 특히 오탈자 주의하자. 적확하고 구체적인 보고가 될 수 있도록 준비하자. 

④ 추진형

보고 시간은 빨리 할수록 좋다. 또한 분명하고 자신 있는 자세를 유지하자.